Home » Privacyverklaring

Privacyverklaring

Beleidsverklaring Koelplan betrekking hebben op de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 679/2016

Alle Koelplan bedrijven (hierna “Koelplan”, ”we”, ”ons”, “onze”, enz.) engageren zich oprecht voor de bescherming van persoonsgegevens die van betrokkenen (hierna “Gebruiker”, “u”, “uw”) werden verkregen, zowel offline, bv. via formulieren in papiervorm, visitekaartjes, contracten, verklaringen (hierna “Formulieren” genoemd) als online via de website www.Koelplan.nl (hierna ”Website” genoemd) of via onder meer, zonder limitatief te zijn, de (web)applicatie, software en digitale tools van Koelplan (hierna “Applicaties” genoemd).

Overeenkomstig de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 679/2016 (AVG), en om: 

  • transparantie te garanderen met betrekking tot de aard van de persoonsgegevens die we verzamelen, zowel offline via Formulieren of online via de Website en/of Applicaties;
  • transparantie te garanderen met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens;
  • betrokkenen te steunen bij de uitoefening van hun rechten;

hebben we dit beleid inzake gegevensbescherming opgesteld. 

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Het is onze bedoeling uw persoonsgegevens op een wettige, gepaste en transparante manier te verwerken. Wij verzoeken u vriendelijk de tijd te nemen dit beleid inzake gegevensbescherming te lezen. Indien u vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact op met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Koelplan via info@koelplan.nl. 

  1. Verwerkingsverantwoordelijke

Koelplan, gevestigd in Nederland in de Europese Unie, is onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 679/2016 (AVG) en aan elke toekomstige wetgeving die in toepassing van de voormelde Verordening in werking zal treden. 

We willen u ervan op de hoogte brengen dat alle persoonsgegevens die u offline via Formulieren of online via de Website en/of de Applicaties verstrekt aan Koelplan in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven doelstellingen worden gebruikt.

  1. Verzamelen van persoonsgegevens en doelstellingen 

Voor zover nodig verzamelt, verwerkt, registreert, bewaart en overhandigt Koelplan persoonsgegevens van betrokkenen die offline werden verstrekt via Formulieren of online via de Website en/of de Applicaties, bijvoorbeeld bij het bezoeken van de Website; het gebruiken van Applicaties; het invullen van aanmeldingsformulieren offline of online; het melden van overtredingen; het contacteren van Koelplan; het versturen van sollicitaties; het klikken op social media toetsen; het geven van feedback (bv. over diensten, klantenservice, website); het beantwoorden van enquêtes en andere handelingen.

Persoonsgegevens worden op facultatieve of op verplichte basis verzameld. Als het verstrekken van de persoonsgegevens verplicht is, wordt dat aangegeven. Indien een betrokkene de persoonsgegevens die door Koelplan als verplicht werden aangeduid niet verstrekt of weigert te verstrekken, zal Koelplan het proces of de activiteit gevraagd door die betrokkene niet kunnen uitvoeren. 

Een voorbeeld van persoonsgegevens die als verplicht worden aangeduid is de situatie waarbij een betrokkene een contactformulier, offerte aanvraag of sollicitatieformulier wil indienen. In dat geval heeft Koelplan bepaalde persoonlijke gegevens nodig om het aanmeldingsverzoek te kunnen verwerken. Als de betrokkene zich wil aanmelden maar de persoonlijke gegevens die als verplicht worden aangeduid niet verstrekt, kan Koelplan het aanmeldingsverzoek niet accepteren en verwerken. 

Koelplan kan persoonsgegevens met of zonder de toestemming van de betrokkene verzamelen indien:

1) een wettelijke verplichting moet worden vervuld;

2) een contract waarin de betrokkene een partij is, moet of zal worden uitgevoerd;

3) gerechtvaardigde belangen, algemene belangen of vitale belangen beschermd moeten worden die voorrang hebben op de betrokkene;

4) Koelplan van overheidswege verzocht wordt persoonsgegevens te verwerken. 

Koelplan kan uw persoonsgegevens enkel verder verwerken: 

  • als het doel van de verdere verwerking verenigbaar is met de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld; 
  • als u toestemt met de verdere verwerking voor een nieuwe doelstelling die niet verenigbaar is met de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld. 

In alinea’s 2.1 en 2.2 hierna vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die we verzamelen en de doelstellingen waarvoor we deze gegevens verzamelen. 

2.1. Persoonsgegevens die we verzamelen van u of van derden 

Afhankelijk van het doel van elke verwerking en voor zover nodig kan u gevraagd worden verschillende persoonsgegevens te verstrekken, waaronder uw naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, functie, adres, (mobiele) telefoonnummer, e-mailadres, taal, land, nationaliteit, identiteitskaartnummer, rijbewijsnummer, rijksregisternummer, paspoortnummer, loopbaan, werkgever, beroep, klantnummer, persoonlijke social media URL, interesses, feedback. 

We maken ook gebruik van persoonsgegevens die u aan derden, bijvoorbeeld dienstverleners, hebt verstrekt, of van persoonsgegevens die binnen het openbare domein vallen, zoals bijvoorbeeld algemeen erkende persoonsgegevens, persoonsgegevens die zichtbaar zijn op uw eigen website of blog of die op uw publiek toegankelijke profielpagina op sociale media voorkomen. 

Koelplan kan ook via derden persoonsgegevens ontvangen na een fusie, overname of andere belangrijke verrichtingen. 

2.1.1 Doelstellingen van de verzameling van persoonsgegevens. 

Nadat we de persoonsgegevens hebben verzameld, gebruiken we ze voor een aantal verschillende doeleinden. Hierna volgt een overzicht: 

Bedrijfsadministratie en klantenbeheer

Koelplan moet contracten naar behoren ten uitvoer kunnen brengen en alle noodzakelijke wettelijk voorgeschreven en boekhoudkundige processen kunnen uitvoeren. Daarom heeft Koelplan bepaalde persoonsgegevens van betrokkenen nodig, die offline via Formulieren of online via de Website en Applicaties worden verstrekt. Overeenkomstig Verordening (EU) 679/2016 is voor het uitvoeren van contracten de toestemming van de betrokkene die een partij van een contract is of zal zijn, niet vereist.

Met betrekking tot het beheer van de klantenrelaties en het verlenen van klantendiensten maakt Koelplan gebruik van persoonsgegevens (bv. naam, e-mailadres, telefoonnummer, klantnummer) om: 

  • schriftelijke aanvragen van klanten, bestellingen van producten en diensten door klanten te verwerken;
  • klanten te identificeren; 
  • te beoordelen of het haalbaar zou zijn producten te verkopen of diensten te verlenen aan een klant alvorens een contract af te sluiten; 
  • klanten in te lichten over hun rechten als consument en over bijkomende diensten in verband met het product dat of de dienst die ze hebben gekocht; 
  • klanten in te lichten over de Koelplan evenementen en/of deelname aan beurzen en uitnodigingen te versturen; 
  • de toegang tot het Online-Logboek, de Website en de Applicaties te beheren; 
  • klanten te kunnen contacten over te plannen werkzaamheden. 

Producten / diensten

Koelplan maakt gebruik van Persoonsgegevens voor de levering van haar producten en diensten, en in het bijzonder om:

  • werkzaamheden om correct te rapporteren bij de levering van producten, onderdelen en diensten (persoonsgegevens komen bijvoorbeeld voor in het logboek, werkbonnen en onderhoudsrapportages);
  • de kwaliteit van onze producten en diensten te verbeteren;
  • de technische gegevens van installaties en de status van contracten en projecten op te volgen;
  • opleidingen voor medewerkers en onderaannemers te organiseren en te geven. 

Leveranciersadministratie

Koelplan maakt gebruik van persoonsgegevens om registers van leveranciers en dienstverleners bij te houden en om aankooporders, bedrijfskosten en facturen van leveranciers, onderaannemers of dienstverleners te registreren en te beheren. 

Direct marketing

Als dienstverlener en installateur van klimaatbeheersing (bestaande uit: warmtepompen, airconditioning, luchtbehandelingssystemen) kan Koelplan u informatie verstrekken om u op de hoogte houden van diensten en suggesties die met uw installatie verband houden. Dat is de zogenaamde “direct marketing”).

Koelplan gebruikt verzamelde persoonsgegevens, persoonsgegevens die publiek toegankelijk zijn (bv. informatie die beschikbaar is op Internet, via de resultaten van zoekopdrachten of via sociale media) of persoonsgegevens die van derden zijn ontvangen (bv. Internetaanbieders) met oog op direct marketing en om nieuwe klanten aan te trekken.

Koelplan doet ook aan direct marketing voor het organiseren van interne evenementen,   bijeenkomsten van medewerkers en klanten.

Koelplan doet aan direct marketing via een aantal media, zoals bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn, e-mail, de Website, online advertenties, databasemarketing, Applicaties en evenementen.

Koelplan doet aan direct marketing op basis van haar recht zakelijke belangen na te streven.

Koelplan kan aan direct marketing doen naar aanleiding van uitdrukkelijke toestemming gegeven door de betrokkene. Als u geen gepersonaliseerd aanbod wenst te ontvangen, kunt u uw toestemming weigeren wanneer u gevraagd wordt of u direct marketing wenst te ontvangen.

Koelplan verplicht zich ertoe te verzekeren dat direct marketing op een duidelijke en aangepaste manier gebeurt, via het kanaal dat door de ontvanger daartoe werd aangewezen, om het ongemak tot een minimum te beperken.

Verbetering van de kwaliteit van producten en diensten

Koelplan gebruikt Persoonsgegevens die werden verzameld via Formulieren, sollicitaties, bevragingen, enquêtes, commentaren, feedback verstrekt aan Koelplan om haar service en dienstverlening te verbeteren, verdere bevragingen uit te voeren, analytische, risico-, marketing- en andere modellen te ontwikkelen en statistieken op te stellen.

Koelplan kan persoonsgegevens ook gebruiken om de processen van Koelplan te beoordelen, te vereenvoudigen en te verbeteren, zowel offline als online, via de Website en/of Applicaties.

Werving en selectie

Met het oog op de aanwerving van nieuw talent verzamelt Koelplan persoonsgegevens zoals de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, informatie over de loopbaan, de URL naar sociale media in het kader van zowel spontane als gerichte sollicitaties van personen die solliciteren voor een betrekking of een studentenstage.

De persoonsgegevens die door sollicitanten worden verstrekt (door het invullen van Formulieren op de Website of bij het gebruik van Applicaties) zullen worden gebruikt voor de verwerking van sollicitaties, het contacteren van sollicitanten met het oog op het personeelsbeheer, het beheer van het werving en selectie proces (bv. het uitnodigen van sollicitanten voor interviews en voor het afleggen van schriftelijke tests) en het opstellen van arbeidscontracten.

Koelplan verplicht zich ertoe persoonsgegevens van sollicitanten die niet worden aangeworven aan het einde van de selectieprocedure uit haar archieven te wissen als er geen wettige reden bestaat om ze bij te houden. 

Personeelsadministratie en loonvoordelen

Koelplan maakt gebruik van persoonsgegevens voor het beheer van het personeel en in het bijzonder voor:

  • het beheer en het bijhouden van arbeidscontracten en de loonadministratie, inclusief uitbetaling van de lonen;
  • het bijhouden van de aanwezigheden van de medewerkers
  • het bijhouden van hun opleidingen en mogelijke subsidie aanvragen gelieerd aan de ontwikkelingen van ons personeel;
  • de communicatie met ziekteverzekeringsmaatschappijen;
  • het voorzien van verzekeringen, bedrijfsmiddelen en loonvoordelen verbonden aan prestaties voor medewerkers.

Boekhouding

Koelplan maakt gebruik van persoonsgegevens in het kader van de boekhouding en met het oog op:

  • het bijhouden van gegevens over transacties
  • het opstellen van facturen met betrekking tot geleverde producten en diensten;
  • het invullen van belastingaangiftes en aanverwante formulieren om belastingverplichtingen te vervullen;
  • het opstellen van statistieken op basis van de gegevens met betrekking tot de transacties (bijvoorbeeld het aantal transacties en het gebied waarin ze werden verricht);
  • de naleving van de toepasselijke wetgeving en de wettelijke vereisten, op nationaal Europees niveau. 

Rechtsvorderingen en geschillen

We kunnen gebruik maken van Persoonsgegevens als bewijsmateriaal en voor het vaststellen, uitoefenen en vrijwaren van de rechten van Koelplan (bv. in geschillen) voor elke rechtbank van elk land. 

Preventie van fraude of misdrijven

We kunnen ook van persoonsgegevens gebruik maken om misdrijven en cyberrisico’s te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken voor een gerechtvaardigd belang of wanneer dat door een overheidsinstantie wordt gevraagd.

2.2. Persoonsgegevens die we verzamelen op basis van uw gebruik van de Website en/of Applicaties

2.2.1 Doelstellingen van de verzameling van persoonsgegevens.

Als u de Website bezoekt en/of Applicaties gebruikt, verzamelt Koelplan bepaalde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Optimaliseren van het gebruik van de Website en/of de Applicaties

Door bepaalde persoonsgegevens (bv. IP-adres, log-in gegevens) te verzamelen, kan Koelplan de Website en/of de Applicaties aan uw behoeften aanpassen.
Via het gebruik van Cookies zal Koelplan automatisch bepaalde gegevens verzamelen, zoals apparaat specifieke gegevens (bv. IP-adres, type browser), log-in informatie (bv. zoekopdrachten), informatie in verband met geo-lokalisatie (bv. via het Wi-Fi toegangspunt), om het gebruik van de Website en/of de Applicaties te vergemakkelijken en het gebruiksgemak te verhogen.

 Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Koelplan gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Koelplan gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.
Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee

3. Delen van persoonsgegevens met derden

Koelplan verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Koelplan blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

  1. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Koelplan en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoons-gegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@koelplan.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u ons een telefoon nummer op te geven waarop wij met u contact op kunnen nemen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Koelplan wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

  1. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Koelplan neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met een van onze vestigingen of stuur een mail naar info@koelplan.nl. Koelplan heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoons-gegevens te beveiligen:

  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner, firewall en twee-staps authenticatie.
  • TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • Beveiligd versturen van emails
  • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
  • DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.
  1. Functionaris voor gegevensbescherming

Hierna volgen de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming van Koelplan: 

  • e-mailadres: info@koelplan.nl;
  • Functionaris voor Gegevensbescherming van Koelplan, Sterrenbergweg 21, 3769 BS, Soesterberg
  1. Minderjarigen

Koelplan verwerkt via haar Website of Applicaties geen Ppersoonsgegevens van natuurlijke personen die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, richt geen commerciële aanbiedingen tot hen en probeert geen contact met hen op te nemen, tenzij hun wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming heeft gegeven. 

  1. Veiligheidsmaatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens

Koelplan heeft passende veiligheidsmaatregelen genomen om de integriteit en veiligheid te waarborgen en de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, te voorkomen, overeenkomstig Verordening (EU) 679/2016. 

  1. Verdere wijzigingen aan dit beleid inzake gegevensbescherming 

Koelplan streeft voortdurend naar een verbetering van de door haar geboden bescherming van persoonsgegevens. Dit beleid inzake gegevensbescherming kan worden gewijzigd of bijgewerkt door toekomstige wetgeving, op internationaal, Europees en nationaal niveau. 
Koelplan zal u via de website op de hoogte houden van alle wezenlijke wijzigingen in dit beleid inzake gegevensbescherming. De meest recente versie van ons beleid inzake gegevensbescherming is altijd beschikbaar via www.Koelplan.nl/privacy of via de Applicaties, waar u klikt op de rubriek “Beleid inzake gegevensbescherming”. 

AVG Beleidsverklaring Koelplan – versie 1 – 23 mei 2018

Download PDF versie.